Att köpa programvara kan vara svårt, det är många fallgropar man ska undvika.
Genom att prata med programvaruleverantörernas säljare kan man få svar på många frågor, men det krävs erfarenhet och förståelse för hur systemen arbetar med varandra (bokföring-, projekthantering- och tidrapportering-, och lönesystem) för att skapa ett gemensamt system där man får den kontroll som många företagsledningar eftersträvar.
Vad ska man tänka på när man ska byta affärssystem?
Att byta affärssystem är en betydande och strategiskt viktig process för ett företag. Det finns flera faktorer att överväga när ni planerar att byta affärssystem. Här är några punkter att tänka på:
1. Affärsbehov och mål: Utvärdera varför ni vill byta affärssystem och vilka mål ni har med det nya systemet.
2. Funktionalitet: Se till att det nya affärssystemet har de funktioner, register och moduler som är viktiga för företagets verksamhet. Det kan inkludera allt från försäljning och inköp till lagerhållning, tidrapportering och bokföring.
3. Anpassningsmöjligheter: Bedöm om det nya systemet kan anpassas för att passa företagets processer och arbetsflöden. En ”one-size-fits-all-lösning” passar sällan alla företag.
4. Integration: Konotrolelra hur väl det nya affärssystemet kan integreras med andra system och program som företaget använder, t.ex. CRM, e-handelsplattformar, bokföringssystem eller marknadsföringsverktyg.
5. Datakonvertering: Planera för överföring av befintliga data och register från det gamla systemet till det nya. Detta kan vara en komplex process som kräver noggrann planering och säkerställande av dataintegritet.
6. Användarvänlighet och utbildning: Utvärdera hur intuitivt och användarvänligt det nya systemet är. Överväg hur lång tid det tar att träna användare och få dem produktiva med det nya systemet.
7. Kostnad och budget: Räkna på den totala kostnaden för att implementera och underhålla det nya systemet, inklusive licensavgifter, implementeringskostnader, anpassningar och eventuella framtida uppgraderingar.
8. Leverantör: Välj en pålitlig leverantör med god erfarenhet av att implementera affärssystem. Gör en grundlig bakgrundskontroll och kolla på referenser från tidigare kunder.
9. Support och underhåll: Se till att leverantören erbjuder tillräcklig support och underhåll av systemet efter implementeringen. Detta är särskilt viktigt om problem uppstår eller om du behöver hjälp med systemuppgraderingar.
10. Tidsplan: Skapa en realistisk tidsplan för implementeringen, med tydliga milstolpar och deadlines. Planera för eventuella förseningar och ha en strategi för hur du hanterar dem.
11. Dataöverföring och test: Innan du stänger av det gamla systemet och övergår till det nya, genomför omfattande tester för att säkerställa att dataöverföringen har skett korrekt och att systemet fungerar som förväntat.
12. Kontinuitetsplanering: Ha en plan för hur du ska hantera övergången från det gamla systemet till det nya utan att störa företagets dagliga verksamhet och kundtjänst.
Vi hjälper dig att byta affärssystem
Vi har lång erfarenhet av upphandling och implementering av affärssystem. Vi kan hjälpa till genom hela processen:
-Kartläggning av verksamhetens processflöden
-Framtagande av kravspecifikation på nytt system
-Selektering av affärssystem som matchar kravspecifikation inkl pris så att tydligt beslutsunderlag finns.
-Implementering av det nya systemet i er verksamhet.
-Mallar/manualer till såväl rapportörer som ledare.
Vi har stor kunskap om de flesta affärs- & ekonomisystemen
Vi har lång erfarenhet från de vanligaste ekonomi, projekt- & tidrapporteringsprogram, t.ex:
